こんにちは、早川です。
仕事を頼まれたとき、つい
「分かりました」と受けてしまうことがあります。
仕事だから、引き受ける。
担当として、期待に応える。
相手を困らせないように、対応する。
それは、自然なことだと思います。
ただ、実際に進めてみると、
「思っていたより大きな仕事だった」
と気づくことがありました。
最初は、少し確認すればよいと思っていた。
でも、進めてみると、見る範囲が広かった。
まず方向性だけ返せばよいと思っていた。
でも、相手は完成に近いものを期待していた。
数日かけて進めるつもりだった。
でも、相手は今日中に返ってくると思っていた。
こちらも、相手も、
悪気があったわけではありません。
ただ、最初に、
どこまでやるのか、
いつまでに出すのか、
どの完成度まで求められているのか。
そこを十分にすり合わせないまま、
「分かりました」と受けてしまっていたのです。
こういうズレは、最初は小さく見える。
でも、仕事が進むほど大きくなっていきます。
確認したいことが増える。
思ったより時間がかかる。
他の仕事にも影響が出てくる。
その頃になって、
「確認しておいた方がよいかも」と思っても、
言い出しにくくなっている。
そして結局、
自分の時間を削って、
帳尻を合わせることになります。
最初は相手の期待に応えようとして受けたはずなのに、
自分の働き方を苦しくしている。
静かに働く人ほど、
抱え込みやすい気がします。
でも、そういう経験を重ねるうちに、
少しずつ学んだことがあります。
「今日中にどこまで必要ですか」
「まず方向性の確認でよいですか」
「全体ではなく、この部分を先に見ればよいですか」
そうやって、受ける前に少しだけ言葉にしておくと、
あとから苦しくならずに済むことがある。
大切なのは、
「やるか、やらないか」の二択ではなく、
どの範囲を、いつまでに、どの完成度まで対応するのかを、
事前にすり合わせることなのだと。
そうすることで、
相手の期待も、自分の動き方も見えやすくなります。
「今日中に全部を見るのは難しそうです。
まず気になる点だけ先に拾う形でもよいでしょうか」
「完成版までは出せませんが、
方向性を確認できるたたき台なら今日中に出せます。
いったんその形で進めてもよいですか」
「今すぐ正確には答えられないので、
論点を整理して明日の午前中に返したいです。
そのタイミングで間に合いますか」
こうした伝え方は、
仕事を断っているわけではありません。
相手と期待値を合わせるために、
範囲・期限・完成度を見える形にしているのです。
「分かりました」とだけ返すと、
期待どおりに進めてもらえると受け取られます。
全体を見てくれる。
今日中に返してくれる。
完成に近い形で出してくれる。
そのつもりはなくても、
そういう前提で進んでしまう。
でも、最初に
「ここまでならできます」
「この期限なら対応できます」
「完成版にするには、もう少し時間が必要です」
と伝えておけば、期待値を合わせることができます。
あいまいに引き受けて、あとで期限や品質が苦しくなると、
自分がつらいだけでなく、相手も不安になる。
そして、
「任せたのに遅い」
「思ったところまで進んでいない」
「途中の状況が見えない」
と思われてしまう。
だからこそ、
早い段階で範囲を示すことには意味があります。
無理に大きく見せなくても、
対応できる範囲を誠実に伝える。
できる部分。
確認が必要な部分。
時間がかかる部分。
それらを最初に少し言葉にしておく。
その積み重ねが、
結果的に信頼を守っていくのだと思います。
P.S.
「分かりました」で仕事を抱え込みすぎないことは、
残業を減らし、家族との時間を守ることにもつながります。
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